Cashbetalingen in uw zaak? Zo voorkomt u problemen met de fiscus
Uitgaven cash betalen mag als ondernemer, maar u moet wel aan enkele belangrijke regels voldoen. Zonder het juiste bewijs en een correct kasboek riskeert u dat de fiscus uw kosten niet aanvaardt.
-
Geld uit uw vennootschap halen via de toekenning van dividenden
Onder een dividend verstaan we de vergoeding die u als aandeelhouder krijgt op de zgn. inbrengen van geld of goederen.
-
Verkoop van aandelen: wat als de betaling uitblijft en uw vordering dreigt te verjaren?
U heeft een bedrijf en verkocht een groot pakket aandelen aan uw zoon. Nu, jaren later, ontstaat er wrevel omdat de betaling achter blijft. U vraagt zich af of uw vordering kan verjaren en wat u kan doen.
-
Eindejaarsdiner of receptie voor klanten
Met een klant uit eten gaan met nieuwjaar of liever een eindejaarsreceptie met catering organiseren? Voor de fiscus is dat niet hetzelfde: restaurantkosten en receptiekosten worden anders behandeld, zowel in de inkomstenbelastingen als in de btw.
Als zelfstandige of vennootschap mag u sommige uitgaven cash betalen, net als een particuliere consument. Er zijn echter uitzonderingen: de aankoop van onroerend goed en bedragen boven € 3.000 mogen niet cash. Ook als u handelt in oude of edele metalen of koperen kabels, zijn er bijkomende beperkingen. Voor andere uitgaven staat het u vrij om te kiezen tussen cash en elektronische betaling.
Zodra u cash betaalt, bent u verplicht om een kasboek bij te houden. In dit kasboek noteert u alle kasbewegingen, dus zowel de ontvangsten als de uitgaven in cash. Dit mag ook elektronisch, op voorwaarde dat u de gegevens niet achteraf kunt wijzigen. Een bewijskrachtige boekhouding is hierbij cruciaal: zonder kasboek, of met een kasboek dat negatieve dagsaldi vertoont, loopt u het risico dat de fiscus uw volledige boekhouding verwerpt.
Voor de aftrek van beroepskosten volstaat het niet om enkel een factuur te kunnen voorleggen. U moet kunnen aantonen dat de betaling effectief gebeurd is (art. 49 WIB). Dat kan bv. met een vermelding op de factuur of een bevestigingsmail van de leverancier. Ook de registratie van de betaling in uw kasboek moet zo snel mogelijk na de betaling gebeuren. Doet u dit niet correct, dan kan de fiscus de kosten weigeren of zelfs uw inkomsten op een andere, vaak ongunstige manier, bepalen.